Instrukcja korzystania z systemu
From TimeCamp Wiki
Contents |
Jak rozpocząć korzystanie z systemu TimeCamp?
Ogólne zasady działania systemu
- nazwa aktywnego procesu (aplikacji, strony www),
- nazwa aktywnego okna (domyślnie pobieranie szczegółowych informacji z okien jest wyłączone)
- czas trwania danej czynności.
Każda z zarejestrowanych aktywności jest przypisana do określonej kategorii. Wiele aktywności jest przypisanych do poszczególnych kategorii domyślnie - ustawienia te mogą być modyfikowane zarówno dla całej firmy, jak i dla poszczególnych zespołów indywidualnie.
Podkreślić należy, że:
• Państwa strefa prywatności jest bezpieczna i pozostaje bez nawet najmniejszej ingerencji.
• System rejestruje jedynie fakt wystąpienia czynności na komputerze, czas jej trwania oraz moment włączenia i wyłączenia komputera.
• Przełożeni mogą zobaczyć jedynie to co widzi użytkownik w swoich statystykach, nic ponadto.
Uprawnienia do przypisywania aktywności i modyfikowania ustawień kategorii mają Administrator i Obserwatorzy. Użytkownicy mogą zmienić kategorię dla danej aktywności, jednak zmiana ta musi najpierw zostać zaakceptowana przez Obserwatora.
Przykłady:
• Jeżeli w czasie pracy korzystają Państwo z prywatnej poczty elektronicznej system zarejestruje jedynie fakt zaistnienia i czas trwania tego zdarzenia. Nie zarejestruje żadnych danych dotyczących treści i adresatów przesyłanej korespondencji.
• Jeżeli wykorzystywane są komunikatory typu Gadu-Gadu system będzie jedynie rejestrował czas korzystania z tych programów. Nie zarejestruje żadnych danych dotyczących przesyłanych wiadomości.
• Wykorzystanie narzędzi biurowych będzie także rejestrowane i odpowiednio kategoryzowane jako zadania produktywne
• Program daje możliwość wyłączenia rejestrowania czasu na 20 minut dziennie, co powinno wystarczyć do załatwiania prywatnych spraw i realizacje przerwy pracowniczej.
W tym momencie system przyporządkowuje aktywności do 18 różnych kategorii, takich jak np. blogi/newsy, komunikacja/email, narzędzia, dom, zakupy itd. Nie ma możliwości utworzenia własnej kategorii.
Każda z kategorii ma określony stopień produktywności (produktywna/neutralna/rozpraszająca). Miara ta powinna być przypisana uznaniowo dla każdej z kategorii przez Obserwatora danego zespołu, administratora lub określona przez Zarząd.
Na podstawie przypisań aktywności do kategorii i bazując na przyporządkowanych im miarach produktywności system dokonuje analiz i raportuje otrzymane wyniki.
Każdy z użytkowników ma dostęp do raportów z wynikami analiz. Raport uruchamia się poprzez wybór opcji "Pokaż raport" po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na ikonę aplikacji TimeCamp na pasku systemu Windows.
Raporty dostępne są z poziomu przeglądarki internetowej.
Wybór użytkownika lub grupy
Informacje raportowane przez system mogą być generowane dla poszczególnych Użytkowników lub zbiorczo dla całej Grupy.
| Aby raporty prezentowały dane tylko dla pojedynczego Użytkownika należy wybrać daną osobę z listy rozwijanej dostępnej w menu "Ludzie" na górze pulpitu nawigacyjnego. |
| Aby raporty prezentowały dane dla całej grupy należy wybrać opcję "Wszyscy użytkownicy z grupy" z listy rozwijanej dostępnej w menu "Ludzie" na górze pulpitu nawigacyjnego.
|
| Aby raporty prezentowały dane dla całej grupy i wszystkich grup podrzędnych należy wybrać opcję "Wszyscy użytkownicy z grup i podgrup" z listy rozwijanej dostępnej w menu "Ludzie" na górze pulpitu nawigacyjnego.
|
Informacje generowane przez system są udostępniane Użytkownikom i Obserwatorom zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
Ważne! Zanim rozpoczniesz analizę raportów upewnij się czy wybrałeś odpowiednią osobę z menu "Ludzie".
Funkcje systemu
Podsumowanie
| Pulpit Podsumowania to najczęściej wykorzystywany ekran przez Użytkowników. Na pulpicie prezentowane są najistotniejsze, statystyczne wyniki analiz odnośnie czasu spędzanego przed komputerem przez każdego Użytkownika. |
Wybór odcinka czasu
W menu "Data" na górze pulpitu nawigacyjnego Użytkownik ma możliwość wyboru przedziału czasu do analizy.
Można wykorzystać przedziały pre-definiowane, takie jak bieżący miesiąc, tydzień, dzień itd. lub skorzystać z intuicyjnego kalendarza, który pozwala na analizę dowolnych odcinków czasowych. Wszystkie wyniki analiz będą prezentowane dla wybranego przedziału czasu.
Ważne! Analizując dane upewnij się, że wybrałeś interesujący Cię przedział czasowy!
Podsumowanie
Informacje dostępne w sekcji "Podsumowanie" pokazują statystyczne miary takie jak:
| produktywność Użytkownika - obliczaną na podstawie stosunku czasu spędzanego na aktywnościach produktywnych do nieproduktywnych. |
| dzienny czas spędzany przed komputerem - wartość średnia obliczana dla badanego odcinka czasu. |
| łączny czas spędzony przed komputerem - suma czasu spędzonego przed komputerem dla badanego odcinka czasu. |
| czas nieproduktywny - suma i odsetek czasu spędzanego przez Użytkownika na aktywnościach nieproduktywnych. |
Klikając miarę produktywności lub nieproduktywności Użytkownik może przejść do bardziej szczegółowych analiz tego wskaźnika (patrz pkt. 6. Produktywność). Klikając miarę średniego lub łącznego czasu spędzanego przed komputerem Użytkownik może przejść do szczegółowych statystyk dotyczących godzin pracy spędzonych przed komputerem (patrz pkt. 2. Godziny pracy).
Czas dzienny
Wykres w środkowej części pulpitu nawigacyjnego obrazuje całkowity czas spędzony na aktywnej pracy przed komputerem w poszczególne dni dla badanego przedziału czasowego.
Dni oznaczone kolorem ciemnozielonym oznaczają soboty i niedziele. Klikając w słupek na wykresie odpowiadający danemu dniu Użytkownik może przejść do analizy dziennej, obrazującej wykorzystanie czasu w poszczególnych godzinach:
(Uwaga! Poniższy wykres ukazuje się domyślnie, jeśli w przedziale czasu wybraliśmy tylko jeden dzień. Proszę również zwrócić uwagę na to, że jeżeli wybrano dłuższy przedział czasu - np. 'Ten tydzień', a następnie wybrano analizę konkretnego dnia, system automatycznie zmienił przedział czasowy na dany dzień i od tej pory będzie pokazywał dane tylko z jednego dnia).
Klikając w poszczególną godzinę użytkownik ma możliwość zawężenia analiz do aktywności w konkretnej godzinie:
Top aktywności i kategorie
W dolnej części panelu Podsumowania prezentowane są informacje dotyczące najczęściej wykorzystywanych aplikacji i stron WWW w badanym okresie czasu. Aktywności oznaczone kolorem zielonym zostały sklasyfikowane przez przełożonych jako produktywne lub neutralne, czerwone natomiast jako rozpraszające. Wybierając opcję "Zobacz więcej" Użytkownik ma możliwość szczegółowego przeglądu wszystkich aktywności w badanym okresie czasu (patrz pkt. 4 Lista aktywności).
Klikając na słupek odpowiadający danej aktywności Użytkownik zostanie przeniesiony do szczegółowych raportów dla aplikacji lub strony WWW w wybranym przedziale czasowym.
Na tej samej zasadzie działa znajdujący się po prawej stronie wykres prezentujący najczęściej przypisywane do aktywności kategorie. Wybierając opcję "Zobacz więcej" Użytkownik ma możliwość szczegółowego przeglądu wszystkich kategorii w badanym okresie czasu (patrz pkt. 5 Lista kategorii).
Godziny pracy
| Ekran "Godziny pracy" to forma prezentacji godzin czasu pracy wybranego Użytkownika w danym określonym przedziale czasowym. Czas pracy ograniczony jest godziną włączenia i wyłączenia komputera w danym dniu. |
Jeżeli wybrany przedział czasowy jest dłuższy niż jeden dzień, system oblicza również średnia godzinę włączenia i wyłączenia komputera.
Na samym dole ekranu znajduje się suma czasu spędzonego na komputerze w danym okresie czasu.
Czas z dala od komputera
| Ekran "Czas z dala od komputera" stanowi podsumowanie aktywności Użytkowników z dala od komputera (pod warunkiem że funkcja pomiaru czasu z dala od komputera została aktywowana w ustawieniach Grupy). Ekran ukazuje dokładne godziny oraz wybrany przez Użytkownika opis aktywności, którą wykonywał nie pracując na komputerze. |
Informacje te wprowadzane są przez użytkownika w okienku ukazującym się za każdym razem, gdy Użytkownik nie robi nic na komputerze (nie rusza myszą lub nie pisze na klawiaturze) przez ustalony przez Obserwatora okres czasu (np. 2 minuty).
Lista aktywności
| Ekran "Lista aktywności" to szczegółowa forma prezentacji głównie wykorzystywanych aplikacji i stron WWW. Jest to rozwinięcie wykresu "Top aktywności" dostępnego z poziomu pulpitu Podsumowania. |
Przy pomocy tego ekranu Użytkownik może szczegółowo przeanalizować jakie aplikacje i strony WWW były przez niego wykorzystywane w badanym okresie czasu. Dodatkowo Użytkownik może sprawdzić w jaki sposób poszczególne aktywności zostały skategoryzowane przez kierownictwo firmy.
Przyporządkowanie poszczególnych czynności do konkretnych kategorii zostało dokonane na podstawie domyślnych ustawień systemu, które mogą być w każdym momencie zmodyfikowane zgodnie z nadanymi uprawnieniami przez Przełożonego lub Administratora. Zmian mogą dokonać również Użytkownicy, lecz muszą one najpierw zostać zaakceptowane przez Przełożonego.
Lista kategorii
| Ekran "Lista kategorii" to panel dla Obserwatora i Administratora pozwalający na przyporządkowanie miar produktywności do poszczególnych kategorii. |
Z punktu widzenia normalnego Użytkownika jest to ekran czysto informacyjny, pokazujący jak skonfigurowana została aplikacja w jego dziale.
Przy pomocy tego ekranu Obserwatorzy i Administrator zgodnie z nadanymi uprawnieniami mogą przyporządkować stopnie produktywności poszczególnym kategoriom.
Produktywność
| Ekran "Produktywność" obrazuje jak kształtowała się ta miara w badanym okresie czasu dla bieżącego Użytkownika lub Grupy. |
Pod wykresem wymienione zostały najczęściej wykonywane aktywności produktywne i nieproduktywne dla badanego odcinka czasu. Każdy z użytkowników otrzymuje informacje, które czynności może próbować ograniczać w celu zwiększenia efektywności pracy.
